「情報収集」に時間をとられて仕事が進まん！30万部ベストセラー著者が編み出した解決法は？

30万部のベストセラー『ゼロ秒思考』など22冊の著書があり、年間100回のセミナーで数々の悩み相談を受けてきた、ブレークスルーパートナーズ株式会社マネージングディレクターの赤羽雄二さん。この『ゼロ秒思考』とは、米大手コンサル企業「マッキンゼー」で14年間、その後も多くの企業・個人を支援してきた赤羽さんが独自に生み出した『「A4メモ書き」によって思考と感情の「言語化」をトレーニングすることで誰でも確実に頭がよくなり心も鍛えられる』という思考法です。「A4メモ書き」とは、赤羽さんが考案したA4用紙を横置きにして左上にタイトル、右上に日付、本文を4～6行、各20字前後を1分で書き上げることで“もやもや”が消えていくという方法を使用した、画期的なストレス軽減策。その赤羽さんが発行するメルマガ『『ゼロ秒思考』赤羽雄二の「成長を加速する人生相談」』では、「情報収集をすることに時間をとられすぎて本来の仕事に集中できず、資料をまとめることができない」というお悩みに回答しています。『ゼロ秒思考』の赤羽さんが、この疑問に導き出した“答え”とは？

※本記事は有料メルマガ『『ゼロ秒思考』赤羽雄二の「成長を加速する人生相談」』2021年6月28日号の一部抜粋です。ご興味をお持ちの方はぜひこの機会に初月無料のお試し購読をどうぞ。

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情報収集に時間ばかりとられて、資料をまとめることができません

Question

Googleアラートなどで情報収集することはわかりましたが、今度は読みたい記事が多すぎて、本来の仕事に集中できません。どうしたら、必要な情報収集をしつつ、アウトプットを出すことができるでしょうか。上司がやや微妙な顔をしてこちらを見ています。

赤羽さんからの回答

よく聞かれるご質問です。普段からご自身のお仕事、関連業務、関心領域などに関して30～50のキーワードをGoogleアラートに登録して毎朝毎晩30分は記事を読むことをお勧めしています。

その上で、あるプロジェクトにアサインされた場合、次のステップを踏めば、おっしゃられるような問題点はほぼ解消すると思います。

1. 課題について10個程度記事を読み、詳しい人2、3人に15分ずつでも話を聞く。これで全体像がおおよそ見えてくる。
2. 期待されるアウトプットがパワーポイントで何ページ程度のものなのか、どういう内容をカバーすべきか、どのくらいのレベルまで踏み込むべきなのか、上司あるいはプロジェクトリーダーに確認する。その際、口頭ではなく、1ページに箇条書きにして確認する
3. それをもとに、最初にまずアウトプットイメージを作成する。20ページと言われたら表紙、目次、各章のトップページ、各章の説明ページなど、実際に20ページざっと書く（最初は1時間ほどかかるが、慣れると30分程度でできるようになる）
4. 手書きでいったんできたら、すぐパワーポイント化する。内容はスカスカなので、慣れれば20～30分かからずにできる
5. これでかなりイメージが湧いているので、関連の記事を20～30読む。良記事があれば、その著者のバックナンバーなども読む。特に大事と思われる記事はまず印刷し、印刷後に黄色のラインマーカーなどで線を引きながら読む（一度画面で読んでから印刷すると、新鮮な気持ちでもう一度読むのがむずかしい）
6.  記事の中の使える図などはすぐにコピペしてパワーポイントの該当ページに貼る
7.  記事を読んで埋められるページからどんどん埋めていく
8.  情報不足を感じたら、また検索して記事を探す（最小限）
9. パワーポイントがほぼ埋まったら、全体メッセージを何度も見直す

つまり、情報収集に先んじて、アウトプットを明確にし、それを仕上げるために情報収集をする、というように主従を変えることです。目的なしの情報収集には無駄が多すぎますので。

（メルマガ『『ゼロ秒思考』赤羽雄二の「成長を加速する人生相談」』2021年6月28日号より一部抜粋。全文はメルマガ『『ゼロ秒思考』赤羽雄二の「成長を加速する人生相談」』を購読するとお読みいただけます）

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