仕事が山積みで悩む人への上司の常套句に「優先順位をつけてやれ」というものがあります。しかし、何かを優先しても仕事そのものは溜まる一方で、根本的な解決にはならないというケースはよくあります。メルマガ『『ゼロ秒思考』赤羽雄二の「成長を加速する人生相談」』著者で、世界的なコンサルティング会社で14年間もの勤務経験を持つ、ブレークスルーパートナーズ株式会社マネージングディレクターの赤羽雄二さんは、様々な種類の仕事をこなし、多忙を極めるなかで見つけた本当に効率的な仕事術は「優先順位よりスピード重視」と回答。その上で、後回しにする仕事か否かを判断する極意も伝えています。
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やることが山積して、仕事の優先順位をつけることできません
Question
設計管理の仕事をしています。設計部門の各所からの要求と、購買、生産、品質管理、マーケティングなどからの要求などで仕事が増えるいっぽうです。
仕事には優先順位をつけて取り組むよう言われるのですが、どれひとつ省略できないし、なんだかんだでやるしかない状況です。どうすればいいでしょうか。皆さん、どうされているのでしょうか。
赤羽さんからの回答
ご質問どうもありがとうございます。設計管理部門におられたら、無数の調整業務と連絡業務、フォロー業務があるのではと思います。優先順位をつけるよう上司は言うかも知れませんが、実際はむずかしいですよね。
私自身、多数の企業の支援に加え、講演や執筆などもしており、避けようとしても重なります。やるべきことが多く優先順位をつけようと何度もチャレンジしましたが、必ずしもうまくできませんでした。うまくいかない理由は、優先順位をつけても、結局全部やるしかないからです。削れるものは全部削っていますし、やるべきこともこれ以上は速くできないというほど効率化しています。
そうなると、時間をかけて優先順位をつけたり進捗管理したりするだけ時間がもったいないと思い始めました。その代わり、スピードアップを徹底することにしました。その業務に関して誰よりも速いことには自信がありますし、やるたびにPDCAを回して、加速していきます。
担当業務に関して、PDCAを徹底的に回し、不断の改善をすることが鍵です。そうやって優先順位よりスピードを意識してみてください。1ヶ月もしないうちに、別次元の仕事のしかたになっていることを気づかれると思います。
なお、優先順位をつけないとはいえ、今日やれば仕込みができて物事が早くうまく回る、というタイプの仕事があります。そういう仕事は早めにやったほうが生産性が上がります。
また、今日やる必要のない仕事、今日やっても何も変わらない仕事もあります。それは遠慮なく翌日以降に回します。良心の呵責を感じて無理して終わらせようとする場合があるかも知れませんが、意味があればそうする、本当は意味がなければ無視する、という図太さも必要です。
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